Artisan, association, micro-entrepreneur, TPE, PME : Mapi vous propose un service clé en main d’assistance et de conseils destiné à vous libérer des tâches fastidieuses et chronophages bien qu’essentielles au développement de votre activité.
Au sein des entreprises, la pression liée à la gestion administrative et financière est en constante augmentation et nécessite toujours plus de compétences particulières.
Alors que la réussite et la prospérité de votre activité requiert toute votre énergie et mobilise les forces vives de votre société, comment répondre aux exigences croissantes inerrantes à la bonne gestion et à l’évolution de votre entreprise ?
L’externalisation de la gestion administrative et financière s’impose comme une solution adaptée et efficace.
En déléguant les tâches sans valeur ajoutée à l’expertise de professionnels aguerris, vous assurez à votre entreprise une stabilité administrative efficace et optimale et vous libérez du temps pour vous recentrer sur votre coeur de métier et sur le développement de votre activité.
Déléguez la gestion des tâches administratives classiques et des activités de support essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise.
La liste des services proposés est non exhaustive, chaque entité ayant un mode de fonctionnement unique auquel votre prestataire d’externalisation s’adapte en fonction des besoins et des ressources disponibles.
- Création de documents prêt à remplir
- Saisie de documents et d’informations numériques
- Utilisation des outils bureautiques et logiciels de gestions
- Intégration manuelle ou automatique d’information
- Mise en forme de documents, contrôle, vérification et correction
- Classement physique : classeurs, boîtes archives, dossiers suspendus, armoires de rangement, …
- Classement numérique : numérisation de documents, arborescence informatique, solution de Gestion Electronique de Documents (GED)
Les procédures légales relatives au traitement des salaires exigent le respect d’un calendrier strict quant à l’établissement des bulletins de paie et la transmission des informations aux institutions concernées.
Votre prestataire d’externalisation recueille et transmets au gestionnaire de paie les informations relatives aux données variables de salaires dans les délais impartis
- Mise en place d’une procédure de collecte des informations de paie
- Suivi des horaires, congés, absences, acomptes
- Gestion des notes de frais
- Transmission des éléments au gestionnaire de paie
- Rédaction des contrats de travail et avenants
- Suivi du temps de travail des salariés : plannings, congés, absences
- Gestion des avantages salariaux : titres restauration, chèques cadeaux
- Suivi des formations
- Gestion et organisation des entretiens professionnels
- Dépouillement et tri
- Analyse et traitement du courrier entrant
- Rédaction et mise en signature du courrier sortant
- Dématérialisation du courrier
- Classement
Bien que de nombreuses procédures administratives aient été simplifiées et dématérialisées, les multiples démarches imposées aux entreprises nécessitent, pour une efficacité optimale, une parfaite maîtrise des outils informatiques et la connaissance des règles en vigueur.
Votre prestataire d’externalisation vous permet d’identifier et de définir l’ensemble des procédures auxquelles vous devez faire face ainsi que les institutions auxquelles elles sont rattachées.
- Identification des organismes et des interlocuteurs
- Prise en charge des formalités administratives
- Mise en conformité des documents et respect des normes en vigueur
- Assurer la relation avec les organismes
- Instauration d’un calendrier des échéances administratives
- Création de devis, commandes, bons de livraison, factures
- Suivi des achats et ventes réalisés par l’entreprise
- Transfert des données en comptabilité
- Suivi des échéances et créances clients
- Gestion des impayés
- Mise en place de procédures de recouvrement des impayés
La gestion financière est un pilier fondamental du fonctionnement de l’entreprise quels qu’en soient l’activité, le secteur, la forme ou la taille.
Achats, ventes, rémunérations,
les flux monétaires sont garants de la performance économique de l’entreprise et de sa pérennité.
L’analyse rigoureuse et régulière des flux financiers par votre prestataire d’externalisation permet d’assurer un contrôle du risque
- Mise en place d’outils de suivi de la trésorerie
- Suivi des flux de la trésorerie (entrées et sorties d’argent)
- Estimation prévisionnelle de la trésorerie
- Centralisation des mouvements de fonds
- Anticipation des besoins
VOTRE PRESTATAIRE D’EXTERNALISATION NE FAIT PAS DE COMPTABILITÉ
En vertu de l’article 20 de l’ordonnance du 19 septembre 1945, il y a exercice illégal dès qu’une personne physique ou morale non inscrite au Tableau de l’Ordre des experts-comptables effectue, en toute indépendance, pour le compte de tiers, les travaux appartenant aux prérogatives d’exercice des personnes inscrites au Tableau de l’ordre. L’exercice illégal de la profession d’expert-comptable constitue un délit.
Il est primordial, afin d’éviter toute erreur, oubli ou retard, que la collecte de l’ensemble des informations et documents comptables en vue de leur traitement, dématérialisation, classement, préparation et mise à disposition de l’expert-comptable pour la production de documents comptables soit gérée par un professionnel.
La désorganisation du traitement des informations transmises à l’expert-comptable peut avoir de fâcheuses répercussions, y compris financières.
Votre prestataire d’externalisation instaure une organisation et une méthodologie de travail rigoureuse et régulière permettant de fournir les pièces attendues par l’expert-comptable en temps et en heure.
- Mise en place d’un système de traitement des flux administratifs
- Collecte, traitement, numérisation, classement des pièces administratives
- Suivi des relevés bancaires, des règlements et encaissements
- Organisation et transmission des documents et pièces à l’expert-comptable
- Gestion des relations administratives avec l’expert-comptable